Google應用服務與學校行政(經濟日報通識版155期)

最後一篇稿了，一定要寫一寫Google Apps同學校行政的關係。其實在教師個人而言，是毋須要用Google Apps的，所有服都可以用一個獨立的Google Account做晒，就算要與學生做合作學習，都可以叫大家各自去開個戶口，然後share個login出來互add。所以要用到Google Apps的話，一定是從整間學校的行政角度去著手。

對學校而言，Google Apps無疑是很吸引的，原因就是『免費』加上『包upgrade』。
無論日後個世界怎樣走，只要Google仍然繼續生存，它所有Services的upgrade都會瞧著那個新方向發展，學校就可以不用付出任何費用的情況下，使用到最新的服務。雖不能確定是否快人一步，但卻肯定比起要信賴一些自建內聯網系統的公司，每每有新的功能時都要付上大畢費用，系統又不穩定...等等，好得多了。

以往學校要把好一部份的CITG花在購買軟件和系統服務方面，如果能採用Google Apps或其他網上免費服務得宜，省來的這些費用，可以集中兼顧學校伺服器的維修、保養，防火牆及防毒方面的照顧，以及硬件的提升，這樣，資訊科技教育的發展就可以行得更加快了。

原文如下：

一連介紹了四期『Google應用服務』內的工具，最後這篇，要著實的介紹一下『Google應用服務』與學校行政的關係了。

首先，你或許會疑惑，為甚麼要申請『Google應用服務』的教育版呢？Google Account或Gmail Account本來就不是免費的嗎？任何人也可以隨時去註冊一個戶口，很容易已經可以擁有所有Google網上服務的使用權了。但『Google應用服務』的特色，就在於可以使用學校的Domain，把服務都據為己有。

每所學校，都要設定自己的電郵伺服器，但由於資源所限，電郵戶口的儲存量最多也只可以有數百Mb。相對起使用Gmail的戶口，儲存量每時每刻都在提升當中，現時為止每個戶口的儲存量達7Gb，以一間八百多個學生的一般學校來計算，連教師及職員，約一千個的電郵戶口，Google已為學校免費維持著一個7Tb的電郵伺服器，無需擔心保養、維修和升級的問題。

另外，『Google應用服務』的教育版，在電郵的頁面內，是不存在任何廣告的，這正是Google對學界的支持，解除學校所擔心的問題。

要知道，Gmail是Google其中一項主要發展的項目，功能還在不斷的提升當中，就這幾個月來，Gmail Labs已經開發了好幾個新的功能，成熟後，相信Google Apps的Mail都可以受惠。

另一個學校擔心的，當然是保安及監管的問題。就此，筆者曾經參予『Google應用服務』的網上研討會向Google提問，給予的答案是，學校可以設定Gateway，讓所有用戶連接到Google的伺服器之前先經Gateway記下用戶的IP資料，方便學校可以處理保安問題。

至於學生畢業或教職員離職的備份問題就更不用擔心，現在Gmail全球約有1.13億的用戶，所以網上有關Gmail的免費API也十分多選擇，筆者輕易就找到一個解決這問題的API - Gmail Backup。

除了電郵服務對學校來說是個重要的吸引力之外，就要提到『Google應用服務』的管理人員控制台了。

學校的管理人員，可以透過這個控制台，輕易的管理戶口的增刪、密碼重設，開放或暫停各項服務，而每個網上服務，Google都會給予一個預設的連結位置，如果學校有多餘的True IP的話，更可以把每個服務的連結都設定為學校的專有服務。例如：http://calendar.abcschool.edu.hk, http://docs.abcschool.edu.hk…等等。

最後一個不可不提的強項，就是Google對流動裝置的支援了。Google現在已經準備好多個不同品牌的流動裝置介面，供用戶免費使用。

就『Google應用服務』中的電郵、日曆、交談及文件，都已有流動簡版，方便學校設計流動學習的活動。要知道，如果學校要找公司去為某個內聯網系統篇寫一個流動簡版，也要負上數以萬計的費用，但現在這些Google都為學校免費的準備好了。要是用戶有『Google應用服務』的戶口，還可以把兩個戶口分別使用，非常細心。

『Google應用服務』其實是一項非常多功能且複雜的網上服務整合平台，學校在決定申請時，除了要知道其功能是否合用外，還要好好考慮是否有充足的人力資源，去把這套免費的服務揣摸成合乎自己需要的樣式。亦由於它是全球性及免費，很多功能上，未必能完全配合學校的設計(例如並沒有升班系統)，也沒有電話熱線及到校支援服務，學校很難以一貫現有的內聯網公司提供的服務及支援去直接比較，而筆者暫時也仍未覺得它能取替學校內聯網的位置，但兩者卻可以互補不足。

學校有興趣了解更多的話，不防多到『Google應用服務』http://www.google.com/a/ 的『使用者功能』頁面研究一下。