運用Google Docs進行小組研習(經濟日報通識版152期)

寫第二次了，為了針對通識科，所以有少少覺得內容未盡全面，對應用方面也是點到即止，希望對初接觸Google Docs的同工合用吧！

原文如下：

『專題探究』是通識科重要的一環，所以需要數個月的時間並小組形式進行。正因如此，教師需要好好掌握或推動學生的進度，也要在適當的時間給予提示，甚至要了解小組內的分工或協作情況，實非易事。
我們日常使用的文件編輯軟件，只屬於個人化的工具，未能有助小組學習，而Google Docs(包括文件、試算表及簡報)在這方面，就剛好可以填補現有的不足，更可協助教師解決上述的問題。
Google Docs是一個網上的文件編輯工具，無需在電腦上安裝任何軟件，只要靠著瀏覽器和一個Google戶口登入，便可以隨時隨地使用。最初，你或許會覺得Google文件像是個"網上的Word Pad"，看上去似乎不能與要付費的文件編輯軟件相比。

但其賣點，實在不在於編輯的功能，而是在於"分享"和"協作"方面，只要按一下右上方『共用』的選單，便可以看到『與其他人共用』的選項。

點選後，便可以加入同組的同學，成為『協作者』，共同編輯同一份文件，免卻"多重修訂版本"的問題。而如果學校有申請使用免費的『Google應用服務教育版』的話，用者的視窗內，還會自動出現多一個選項，讓全校的學生和老師分享這份文件製作過程及成果！

你或許會疑惑，幾個同學怎能在不同的地方，不同的電腦上同時協作一份文件呢？不是會出現多重版本或內容錯亂的問題嗎？而實在Google文件的強項就在於它的版本更新是"實時同步"的，如遇上有共同使用者，視窗的右下方會出現一個藍色的提示，告訴你誰現正和你共同處理同一份文件，遇有更改的衝突，便會彈出視窗作警告，免卻內容產生錯亂的問題。

如遇有同學一時疏忽，刪除了其他同學的重要內容，又怎辦呢？Google文件其實已經把文件自動存備了多個備份，只要在左上方的『檔案』->『修訂版本記錄』(或『工具』->『修訂版本記錄』)內便可以看到所有備份資料。

就算只有一個人在編輯，它都會每隔十秒左右便自動存一個備份，如有多個人共同修訂，備份的數目可以多至數百，筆者就試過有一份文件是超過八百多個備份的，而當中的每一個備份，都可以清楚看到修訂的時間、修訂者及修訂內容，每個備份都可以隨時取回查閱或修改，更可以抽取其中一些備份作比較，實在是想像不到所有如此細緻的功能都只靠一個瀏覽內完成！

值得一提的是，所儲存的版本，只會自動或隨用者按下『儲存』按鈕而增加，但卻是不可以刪除的，以免造成內容的損失，這一點也是想得非常周到。
此外，教師可以藉著檢示各小組文件的『修訂版本化記錄』，清楚的看到每個組員的工作進度及情況，而作出適當的指引和協助。此功能甚至可以引用至分段性評分之用，由於各同學的工作都已記錄，評分時便會更為方便及公正可信。

不過，筆者也在此提醒一下，Google Docs和其他付費的文件編輯軟件畢竟是操作於不同的平台之上，故此亦各有長短，不能作直接比較。而Google文件也有其限制，例如檔案大小、版本、嵌圖大小等。在瀏覽器上編輯，速度也受制於上網的頻寬及區域網設定等因素，所以也建議有興趣的同工，可以到Google文件的『說明』頁面先研究一下。

註：以上的功能除Google文件外，亦同時適用於Google簡報